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秘書の仕事とは一体なに?
知っておくべき9つのポイント

 秘書の仕事と言えば上司のスケジュール管理を想像する人がたくさんいますが、秘書の仕事はスケジュール管理はもちろんのこと、上司の仕事を補佐するために幅広い知識が要求されます。秘書の仕事について理解しておきましょう。

<この記事の著者> うさっぴ先生
 秘書を目指す人だけでなく、社会人としての基本となるビジネスマナーを身につけたい人が資格取得できるよう、秘書検定をわかりやすく解説します。

目次



秘書の仕事には定型的業務と非定型的業務がある

 秘書の主な仕事と言えば、上司が本来の業務に集中できるようサポートする事です。秘書が行うこのサポート業務を大きく分けると、定型的業務非定型的業務の2つがあります。

 定型的業務とは日常的に行う業務のことで、上司のスケジュール管理や電話対応、来客時対応、身の回りの世話、環境整備などがあります。

 日々同じような業務をこなすため、仕事内容をある程度定型化することができますが、ルーチンワークというには難しいところがあります。いつも同じやり方が通じるわけではなく、その時の状況に応じた対応が必要になります。また、その時その時の上司の意向を最大限反映した業務を行う必要もあります。

 一方、非定型的業務は通常業務で想定していない事故やトラブルなど、アクシデントへの対応を意味しており、予想外の来客や交通トラブル、上司の病気、災害や犯罪などが起こった場合の対応が挙げられます。このような想定外の業務でも、いかに冷静に対応できるかで秘書としての能力が問われることになります。


定型的業務@ スケジュール管理

 スケジュール管理は秘書業務の中心になるもので、上司が出席する会議や打ち合わせ、取引先への訪問、来客予定の調整、出張などのスケジュールを管理します。

 スケジュール管理は年間予定、月間予定、週間予定、毎日の予定に分けて管理する必要があり、当日の予定や今週の予定などを上司と確認する際に必要となります。

 スケジュール通りにすべてがいくことはなく、スケジュール変更は日常茶飯事となります。大事なことはスケジュールを上司としっかり共有し、変更があってもお互いがきちんと把握できるようにすることが大切です。

 そのため、パソコンやスマートフォンなどを用いたリアルタイムなスケジュール管理が欠かせません。


定型的業務A 環境整備

 上司が快適に仕事に集中できるよう、執務室の整理整頓はもちろんのこと、空調、明るさ、配置(オフィスレイアウト)などに気を配るのも秘書の大切な仕事の1つです。

 執務室内の上司の机と窓、入り口扉との位置関係や、秘書机の位置にも気を配る必要があります。仕事がしやすいように、上司の机の位置は窓が左、または後ろが基本であるほか、秘書机の位置は来客がすぐにわかる位置でなければなりません。

 また、企業イメージや上司の品格を損なわないよう、オフィス内の季節感や飾り付けなども秘書の仕事と言えます。上司の価値観や好みなども上手に反映した環境づくりを心掛けましょう。


定型的業務B 文書事務

 ビジネスをする上で、社内や社外との文書のやりとりは欠かせないものです。トップマネジメントともなると非常に多くの文書が届きますので、届いた文書を管理したり、社内文書・社外文書などを上司に代わって作成します。

 文書と一言で言っても、緊急性や重要性の高いものから低いものまでさまざまです。「親展」や「秘扱い」の文書は開封せずにそのまま渡す必要がありますが、それ以外のものは分類して上司に渡し、秘書として処理できるものは処理し、文書の発送業務も行います。

 また、上司に代わって挨拶状やお礼状、案内状などの社交文書を作成したり、必要に応じてファイリングし、保管・管理するのも秘書の仕事となります。


定型的業務C 電話応対と接遇

 上司にかかってくる電話やこちらからかける電話の応対をしたり、来客を応接室に案内したりおもてなしをします。電話をかけてきた相手にしても、来客者にしても、秘書の応対がその会社の印象となる場合が多々あります。

 電話での受け答えや接遇がいい加減であれば会社のイメージや信頼を損なうこともあり、会社や上司の品格を傷つけてしまうことにつながります。

 逆を言えば、秘書のマナーを心得た気持ちの良い応対によって、会社や上司の印象をよくすることもできますので、見た目の印象や立ち振る舞い、言葉づかいには気をつけましょう。


定型的業務D 情報収集と資料作成

 ビジネスにおいて、情報収集はなくてはならないものであり、情報収集ができていなければビジネスチャンスを逃したり、他社に大きく出遅れることにもなります。

 上司が自ら必要な情報を集めるのは時間的に難しいことであるため、秘書が代わりに上司が求める情報(業界の動向や市場の動向、法律改正など)を収集し、見やすく資料にまとめたりします。

 ここで言う情報とは、必要な情報が掲載された雑誌や新聞の切り抜き、インターネット上で必要な情報が掲載されているサイト、関係者への聞き取り内容を意味しており、場合によってはそれらをまとめてプレゼン資料を作成することもあります。


定型的業務E 上司の身の回りの世話

 秘書業務の目的は、上司がやるべき仕事に集中できる環境を整えることです。そのため、多忙な上司が業務に集中できるよう、車の手配、飲み物の用意、挨拶状の準備、贈答品の手配、冠婚葬祭に関する雑務などを行います。

 上司のタイプによって、上記の業務を先回りして進めてほしい場合と、上司に確認してから進めてほしい場合がありますので、上司との信頼関係を構築し、上司のタイプに合わせて柔軟に対応する必要があります。


定型的業務F 会議の準備

 上司が主催する会議の準備を、上司の意向に沿って進めるのも秘書の重要な仕事の1つです。会議は大きく分類すると社内会議と社外会議の2つがあり、特に気をつけなければならないのは社外会議です。

 社外会議を開催する場合、会議の目的や規模に応じて会場を選ぶのはもちろんのこと、出席者に対して失礼のないよう、案内状の作成や会場内での席の配置を考える必要があります。

 また、会議当日は出席者への接遇はもちろんのこと、会議の進行をサポートし、議事録を作成することもあります。会議を円滑に進めるためには、事前に上司の意向をしっかりと確認しておくことが大切です。


定型的業務G 出張業務

 トップマネジメントともなると、出張業務は非常に多くなります。出張の多くは宿泊を伴うため、出張日程が他の会議や出張とバッティングしないかどうか、スケジュール管理が非常に重要となります。

 また、出張に伴う交通機関の選択やチケットの手配、宿泊の手配、旅程表の作成などを行う必要があり、上司の意向に合わせて手配を進めます。

 上司が出張から戻った際には、出張中にかかった経費の精算業務や、留守中の状況報告などを行います。


定型的業務H 経理事務

 日々業務の中で発生するお金の精算業務も、秘書の重要な仕事の1つです。情報収集のために購入した書籍代のほか、出張中にかかった経費、上司の外勤にかかったタクシー代、訪問時に購入したおみやげ代、接待での飲食費などがあります。

 秘書が支払いを立て替えて、会社に戻ってから精算することも多々あるため、会社のルールに従って指定伝票への記載や領収書の添付など、正確に処理することが大切です。


非定型業務こそ秘書の力量が問われる

 どんなにスケジュール管理をきちんとしても、仕事がスケジュール通りに進むことはあまりありません。特に突然の来客や上司の急病、突発的な事故や自然災害などによって、スケジュールを大きく立て直さなければならないこともあります。

 そのような予定外な事態が発生した時こそ、秘書としての力量が問われることになります。冷静かつ的確に、そして臨機応変に対応することで上司や職場からの信頼は厚くなります。

 日頃からリスク管理を意識し、さまざまなトラブル対応を意識した業務の遂行を心掛けるようにしましょう。



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