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秘書に必要な資質
求められる心構えと人柄

 秘書の仕事はなんと言っても上司が仕事に専念できる環境をつくることであり、自分が主役になることではありません。また、来客対応の際には立ち振る舞いが会社の印象を左右することもあります。秘書に求められる資質について理解しておきましょう。

<この記事の著者> うさっぴ先生
 秘書を目指す人だけでなく、社会人としての基本となるビジネスマナーを身につけたい人が資格取得できるよう、秘書検定をわかりやすく解説します。

目次



上司を支える謙虚な姿勢が大切

 秘書の仕事の最大の目的は「上司が本来の仕事に専念できる」環境をつくり出すことです。つまり、秘書はあくまで縁の下の力持ちに徹する必要があり、仕事の主役はあくまで上司ということになります。

 秘書の仕事というと「社長秘書」を想像する人が多く、とても華やかな仕事をイメージするかもしれませんが、実際は裏方業務に徹し、行っている仕事にスポットが当たることはなかなかありません。

 また、物事の判断は上司が行うものであり、自分の考えで進めたり、自分が前面に出て行うものではありません。そのため、自分がやった仕事で成果を出すことにやりがいを感じる人にとっては、秘書の仕事は向いていないかもしれません。

 逆に、上司をサポートすることで上司の仕事がうまくいくことに喜びを感じられる、支えることにやりがいを感じる人が理想的であると言えます。

秘書に必要とされる心構えとは

 繰り返しになりますが、秘書の仕事は「上司が仕事しやすい環境をつくり出す」ことです。秘書がサポートする上司はトップマネジメントであることが多く、トップマネジメントは多くの経営判断を下さなければなりません。

 上司が最優先でやるべき仕事に集中できるよう、スケジュール管理や来客応対、上司以外でもできる雑務をこなすのが秘書であり、裏方に徹して上司を支えるという心構えが必要です。

 また、勝手な判断で行動したりするのではなく、上司の意向を最大限に反映した仕事をすることが大切です。上司にはいろんなタイプがいるため、上司としっかりコミュニケーションをとり、わからないことは上司に必ず確認し、上司の意向に沿った仕事を期日までに確実に終える必要があります。

 つまり、秘書に求められる資質として、上司の考えや意向を優先する立場をわきまえた心構え、それぞれの状況で必要な行動を見極める的確な判断力、感情を態度に出さず、明るく謙虚に接することができる人柄が挙げられます。


秘書はどんな人柄が求められている?

 秘書に絶対的に求められていることとして、印象のよさが挙げられます。会社を来訪したお客様に対して上司よりも先に接する訳ですから、秘書の立ち振る舞いが会社の印象を左右すると言っても過言ではありません。

 人間の印象は一瞬で決まると言われています。化粧やアクセサリー、ネイルが派手な場合、自分自身の品位を下げるだけでなく、会社の品位を下げてしまうと考え、誰の目から見ても上品かつ清潔な印象を与えるようにすることが大切です。

 また、表情や言葉遣いも大切です。不機嫌な感情を表情に出さないのはもちろんのこと、お客様に対して正しい言葉づかいをする、目上の人には敬語を使う、話をする時は相手の目を見て話すなど、来訪したお客様が「この会社を訪れてよかった」と思えるような接遇と気配りができる人柄が秘書には求められています。



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