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> 秘書の役割

秘書の役割とは一体なに?
仕事別に見た4つのタイプ

 秘書は社長などの経営トップを始め、多忙な上司が本来の仕事に集中できるよう補佐する役割を担っています。そのため、補佐する上司のポジションや組織によって秘書の役割は異なります。秘書の役割について理解しておきましょう。

<この記事の著者> うさっぴ先生
 秘書を目指す人だけでなく、社会人としての基本となるビジネスマナーを身につけたい人が資格取得できるよう、秘書検定をわかりやすく解説します。

目次



秘書の役割とは

 秘書の仕事というと、社長など経営トップのスケジュール管理を想像する方が多いのではないでしょうか。秘書の仕事を一言で言うと「上司の補佐役」であり、補佐をする上司があってはじめて秘書としての仕事が成り立ちます。

 秘書を必要とする上司としては、企業の経営者や政治家、弁護士、大学教授、医師などがあります。秘書はこれら上司が経営上の判断など本来の業務に集中できるよう、環境を整える役割を果たします。

 具体的には上司のスケジュール管理や電話の取次ぎ、来客対応、文書作成、雑務処理、健康管理などがあります。これらの多岐にわたる業務をこなす事で、上司がすべき本来の仕事の効率を高めるのです。


組織によって異なる秘書のタイプ

 秘書は担当する上司のポジションや所属する組織によってさまざまなタイプがあり、個人をサポートするのか、組織をサポートするのかなど、秘書のタイプを大きく分類すると以下の4つがあります。

○ 個人付き秘書
 1人の上司に専属でつく秘書であり、上司のポジションとしては社長や会長などのトップマネジメントが多い。一般の方が思い描く秘書のイメージに近いのが、この秘書のタイプと言えます。

○ 秘書課所属の秘書
 大企業などで組織の人数が多くなると、秘書課や秘書室などの部署を持つことがあり、そこに所属する秘書が社長や会長などのトップマネジメントの補佐に当たる場合がある。この場合、秘書の直属の上司は担当する社長や会長ではなく、秘書課の課長になる。

○ チーム付き秘書
 社内のプロジェクトチームや研究部門など特定のチームについて、チームが効率よく運営されるため、チームの業務をサポートする仕事をします。

○ 兼務秘書
 上司と同じ部門に所属し、上司の補佐だけでなく、その部署の一員としてその部署がすべき仕事も同時にこなします。個人付き秘書がトップマネジメントをサポートするのに対して、兼務秘書がサポートするのは部長や課長などのミドルマネジメントとなります。


秘書になる魅力ってなに?

 秘書の業務を「スケジュール管理や雑務」と思っている人もいますが、決してそれだけではありません。社長や会長など経営トップの間近で間違いのない仕事を進めなければならないため、文書管理やスケジュール管理の1つをとっても高いスキルが求められます。

 また、なかなか見ることのできないトップマネジメントの仕事ぶりを間近で見られるほか、社外のトップマネジメントと接する機会も多く、経営に興味がある人にとってはまたとない勉強の機会となります。

 秘書の業務は文書管理やスケジュール管理、電話や来客応対、パソコンを使った各種管理など、あらゆるオフィスワークが詰まった業務であり、秘書業務を通して培ったスキルはどんな会社で働くにしても、必ず役に立つスキルです。

 そのため、妊娠や出産、育児などで仕事にブランクがあったとしても、過去の秘書業務の経験を活かして派遣秘書として働くこともできます。



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