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 秘書検定ガイド
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秘書の業務とは

 秘書の仕事は主に上司を補佐する事ですが、その補佐業務を大きく分けると定型的業務と非定型的業務の2つがあります。定型的業務とは日常的に発生する業務の事で、上司の身の回りの世話や電話対応、スケジュール管理、環境整備などがあります。

 日々同じような業務をこなすために仕事内容をある程度定型化することができますが、やはりその時の状況に応じた対応は必要になります。また、その時その時の上司の意向を最大限反映した業務を行う必要もあります。

 非定型的業務とは通常の業務の中では想定されないアクシデントへの対応の事で、予想外の来客や上司の病気、災害や犯罪などが起こった場合の対応が含まれます。このような想定外の業務も秘書が冷静に対応しなければなりません。

≪定型的業務≫
@ 環境整備
 上司が快適に仕事に集中できるよう、整理整頓や部屋の空調、明るさ、配置(オフィスレイアウト)などに気を配る

A 上司の身の回りの世話
 多忙な上司が本来の業務に集中できるよう、車の手配、飲み物の用意、挨拶状の準備、贈答品の手配、冠婚葬祭に関する雑務などを行う

B スケジュール管理
 秘書業務の中心になるもので、会議の打ち合わせや取引先訪問、出張などのスケジュールを管理します

C 文書事務
 上司に届く文書を管理したり、社内文書・社外文書などを上司に代わって作成します

D 電話応対と接遇
 上司にかかってくる電話やこちらからかける電話の応対をしたり、来客を応接室に案内したりおもてなしをします

E 情報収集と資料作成
 上司が求める情報(業界の動向や市場の動向、法律改正など)を収集し、見やすく資料にまとめる

F 会議の準備
 上司が主催する会議の準備を、上司の意向にそって進める

G 出張業務
 出張に伴う交通機関の選択やチケットの手配、宿泊の手配、旅程表の作成などを行う

H 経理事務
 出張旅費やタクシー代、接待を兼ねた飲食代、物品購入など、日常的に発生する費用を精算する

≪非定型的業務≫
 予定外の緊急の仕事、災害、突然の来客、上司の急病など、予定外の事態が発生した時に冷静かつ臨機応変に対応する





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