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 秘書検定ガイド
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秘書の役割とは

 秘書の仕事を一言で言うと「上司の補佐役」であり、補佐をする上司があってはじめて秘書としての仕事が成り立ちます。秘書を必要とする上司としては、企業の経営者や政治家、弁護士、大学教授、医師などがあります。秘書はこれら上司が経営上の判断など本来の業務に集中できるよう、環境を整える役割を果たします。

 具体的には上司のスケジュール管理や電話の取次ぎ、来客対応、文書作成、雑務処理などがあります。これらの多岐にわたる業務をこなす事で、上司の仕事の効率を高めるのです。

 秘書は所属する組織や上司のポジションによってさまざまなタイプがあり、所属する部門によって秘書を分類すると以下の4つがあります。

○ 個人付き秘書
 1人の上司に専属でつく秘書の事で、社長や会長などが多い。

○ 秘書課所属の秘書
 大企業では秘書課や秘書室などの部署を持つ事があり、そこに所属する秘書がトップマネジメントの補佐に当たる場合がある。この場合の直属の上司は秘書課長になる。

○ チーム付き秘書
 プロジェクトチームや研究部門など特定のチームについて、チームが効率よく運営されるための仕事をする。

○ 兼務秘書
 上司と同じ部門に所属し、上司の補佐だけでなく、その部署の一員として本来の仕事も同時にこなす。





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